Работа с отчети

Отчетите се проектират за създаване на изходни документи за печат. Отчетите в Access са разделени на четири части: заглавни/крайни полета за отчета (Report Headers/Footers); заглавни/крайни полета за страници (Page Headers/Footers); заглавни/крайни полета за секция (Section Headers/Footers) за групиране или обединяване на данните, извеждани в отчета до 10 секции; секция за детайлите (Detail Section) за извеждане на същинската информация и е само една.

Изграждане на отчет с използване на помощника за отчети Report Wizard

1. Избира се източника на данни и колоните, които могат да се включат в отчета.

2. Определя се групиране на данните.

3. Задава се сортиране на данни.

4. Избор на начин за разполагане на екрана: колонно (columnar), табулирано (tabular), разпределено (justified). Определя се ориентацията на отпечатвания отчет надлъжна (portrait) или напречна (landscape). Опцията Adjust the field width so all fields fit on a page служи за настройка на полетата, така че да се поместват точно в страницата. Тази възможност настройва само ширината на контролите, така че те да се поместват точно в страницата. Възможно е данните да станат нечетливи, ако използваният контрол за извеждане на елемента от данните не е достатъчно широк, за да покаже целия текст или число (тогава данните ще се отрежат).

5. Избор на различни стилове, отнасящи се до заглавните секции, етикети и други.

6. Определя се името на отчета и дали да се отвори в Design View или Print Preview.

Промяна на структурата на групиране се извършва с помощта на диалоговата рамка, появяваща се чрез командата от менюто View | Sort and Grouping или бутона от лентата с инструменти:

Създаване на номерирани списъци

Използва се контрол Text Box, който има установени следните свойства: Control Source: =1; Running Sum: Over All последователността на номерата се простира върху целия отчет или Over Group последователността на номериране се установява в началото за всяка група: