Тема V. ПЛАНИРАНЕ НА ПРОЕКТА

/Програмирана лекция/

1. Необходимост от планиране и същност на планирането на проекта

Планирането на проекта е обусловено от необходимостта за управление на времето, което е една от основните характеристики на проектното управление. Управлението на времето може да бъде определено като меко" ограничение, т. е. неспазването му в определени граници не означава провал на проекта. Твърде ограничен брой са проектите, при които времето (крайният срок) е абсолютно задължителен. Такъв пример е проектът Джото за полет на космически апарат за среща с Халеевата комета. Времевият толеранс за осигуряване на срещата не може да се промени и следваща среща е възможна след 75 години. Всички проекти обаче изискват навременно завършване на работите.

Планирането на даден проект се състои от съставяне на графици и конкретизиране на дати за извършване на дейностите, необходими за изпълнение на проекта. Плановете са основен компонент на проектното управление и поради това често се включват от възложителя като задължителна клауза в договорите.

Планирането обединява информация от различни страни на проекта, включително преценката за продължителността на дейностите, технологичното предпочитание на някои връзки между дейностите, ограниченията, наложени от наличността на определени ресурси и бюджет. Цялата тази информация се обработва и представя чрез подходящи обобщени модели, най-често от мрежови тип.

Целта на планирането на проекта е да се отговори на следните въпроси:

1. Ако всяка дейност се развива според плана, кога ще бъде завършен проектът?

2. Кои задачи са критични за изпълнението на проекта в срок?

3. Кои задачи могат да се забавят, ако е необходимо, без да се забави завършването на проекта и доколко могат да бъдат забавяни?

4. Кога конкретно трябва да започне всяка дейност и кога да свърши?

5. Какви финансови средства са изразходени по всяко време при изпълнението на проекта?

6. Струва ли си влагането на допълнителни средства за ускоряване на някои от дейностите?

Първите четири въпроса са свързани с времето за изпълнение на проекта, а последните два с възможността да се размени време срещу пари.

Планът на проекта най-често се представя като разписание или диаграма на Гант, която по своята същност е диаграма, показваща отношенията между дейностите във времето.

Планирането на проекта е необходимо както за нуждите на самия проект, така и за управлението на организацията като цяло. Финансовите и планови органи на фирмата се нуждаят от комбиниран план за всички проекти, които се подготвят за изпълнение в организацията, за да се планират текущите финансови средства и необходимите капитали. Освен това всеки, който е включен в проекта по един или друг начин, може да се нуждае от план за всички дейности, в които е вкллючен. Функционалният мениджър на проекта се интересува от план на задачите за изпълнение от различните членове на проектния екип. Ръководителят на проекта се нуждае от детайлен план за всеки елемент на WBS /WBS work breakdown structure, разпределението на заданията/ и генерален план за целия процес.