Забравена парола?
Начало на реферати

Писмена комуникация в бизнеса


Тема 3 Писмена комуникация в бизнеса. Видове док-ти в деловата кореспонденция.

1. Същност и ф-ия на писмената комуникация в организацията на бизнеса. Съществен момент от добрата организация на професионалната дейност във всяка държавна или частна институция, заема воденето на делова кореспонденция. За бизнеса тази дейност е изключителна, т. к. Успехите и печалбата зависят от навременна и актуална инф/ия, която има конкретна форма чрез деловата кореспонденция( не толкова ч/з реклама или сайтове в интернет.

Ръководителите на държавни и частни институции предпочитат документното общуване с държавни институции, партньорски организации, клиенти, потребители на продукция.

За новопостъпили специалисти в ръководните структури 1-на от първите задачи е да се запознаят с наличната входяща и изходяща кореспонденция и да бъдат обучени в съставяне на док-ти, писане на отчети, презункцията тук е, че всеки подготвен професионалист, трябва да може да систематизира конпетенциите си в конкретен документ по специфичните изисквания на администр.- деловията стил. Ч/з редактиране и обсъжданес компетентните ръководители се уточнява обемът на изложението и съответната езикова форма. Деловата кореспонденция има м/унар-н план, но се подготвятпо правилата за съставяне на текст в съответнията официален език на държавата.

От Англия води нач-то си стандартната документация на деловата кореспонденция от преди 150г. Думата кореспонденция има лат. п-д и преведено на бълг. озн-ва съотговаряне, информиране, отговаряне.

2. Предимства и недостатъци на писмената комуникация.

2.1. Предимства

- ч/з док-те се стига до конкретни институции, к. Имат отношение към съдържащата се инф/ия

- написаното има документален и доказателствен характер

- по искане на адресата инф/ята може да бъде разрешена, допълнена и подкрепена с др. документи.

2.2. Недостатъци

- твърде често дел. коресп/ия е еднопосочна от висшестоящите ръководни структури към подчинените, изпълнителски; бюрократичен начин на общуване, не е ефективен;

- създават възможност да бъдат използвани като улика с/у участници в комуникацията; Изисквания за перфектно изясняване на целите на документа и уточняване на данните в съдържанието. Ако авторите на текста имат езикови проблеми (правописни, граматически, синтактични) веднага се документира, задължително е присъствието на езиково, компетентни сътрудници, които да редактират и привеждат в книжовна норма създаденият документ.

3. Задачи на фирмената кореспондемция

3.1. Да съдейства, за установяване на делови, оперативни, коректни, служебни взаимоотношения на дадена фирма и нейните съставни структури от една страна и от др. страна , с нейните настоящи и бъдещи партньори, клиенти, доставчици.

3.2. да спазва изискванията на БДС

3.3. Да усъвършенства обработката, ползването и съхраняването на документите от кореспонденцията, изходяща и входяща.

3.4. Да спомага за оптимизиране на работата в сектора на техническите сътрудници по кореспонденция, като строго следи за спазването на сроковете и своевременното отговаряне.

! Nota bene : Деловата коресп/ия е ефективно и информационно и комуникативно средство с документален х-р, абсолютно необходима за корпоративният, едрия, средния и дребният бизнес.

4. Служебна обработка на деловите документи

4.1. Изходяща поща

- Създаването на всеки документ преминава през следните 2 етапа:

1) Работен п-с съставяне на текста на док/та по конкретна тема с конкретен обем, съдържание- от компетентни специалисти или ръководители.

2) Оформяне на окончателният вариант по изискванията на БДС, на пишеща машина или компютър.

- Проверка на окончателният вариант и подпис.

- Обработка в деловодството: регистриране под съответен пореден номер и дата. Задължително вписване под същият номер в книгата за изходяща поща, оставя се копие в документирането на изходящата кореспонденция.

4.2. Входяща поща:

- Обработка в деловодната канцелария задължително се поставя входящ

- От главният ръководител на институцията се опр. кой ръководител или специалист да изготви отговор, позиция по съдържащата се инф/ия в текста на док/та.

- В деловодна канцелария за пренасочване към определения от ръководителя специалист. От канцеларията се следи и се напомня за спазване на просроченият срок за отговор.

Писмена комуникация в бизнеса facebook image
Публикувано от: Стойка Георгиева