ЕЗИК, СТИЛ И СЪДЪРЖАНИЕ НА ДОКУМЕНТА

Основното в кореспонденцията при съставяне на документи е слeдното:

обикновено искане, поздравително или придружително писмо, благодарност то ще бъде кратко, с два до три абзаца. Ако информацията е по-сложна например в доклади, отчети, тогава съдържанието ще бъде по-дълго.

В кореспонденцията властва принципът на кратките изречения. За кореспондентите с опит писмото от два абзаца е неписан закон. Документ, превишаващ 1-2 страници, намалява изгледите да бъде внимателно прочетен.

2. Опростеност в кратък и делови стил напишете какво точно искате да предадете или научите.

3. Любезност стилът не трябва да бъде и твърде опростен, тъй като тогава ще бъде нелюбезен. Много кратко и твърде опростено - звучи грубо. Писмото може да се направи по-учтиво чрез използване на:

• прости и ясни изречения;

• пълни думи, вместо абревиатури, които могат да останат неразбрани.

4. Точност и прецизност грешките, допуснати в писмото, могат да

създадат лошо впечатление. Правописът, пунктуацията, граматиката трябва внимателно да се проверят.

5. Акуратност :

• да се кореспондира на същото йерархично ниво;

• да се цитира изходящия номер на писмото, на което се отговаря;

• отговорът да е написан в същия стил и формат.

6. Език и стил при писане на документи се стремете към неутрален

тон, като се избягва натоварения с много и излишни фрази език или неформалния разговорен език. На документа може да се даде погрешен тон чрез използването на неподходящ речник, идиоми, кратки форми.