1. ДОКУМЕНТ. ВИДОВЕ ДОКУМЕНТИ.

1. СЪЩНОСТ

Терминът документ произхожда от латинската дума documentum и означава доказателство или свидетелство. Първоначално с него са обозначавали писмено потвърждение на правно отношение или събитие. В днешно време тази дума се използва за означаване на широк кръг понятия. Документът вече не е само писмено потвърждение, имащо юридическа сила. В държавния стандарт се определя като: материален носител на фиксирана писмена информация, предназначен за нейното използване и/или предаване .Неговата основна характеристика е използването му в качеството на източник на информация при решаване на проблемите на управлението, обществения живот, науката, техниката и производството.От документа се изисква да обезпечи в най-удобна за предаване във времето и пространството форма на фиксиране на информацията.

Като основно средство за информационно осигуряване на управленската дейност във фирмите документите, използвани от тях, трябва да бъдат съставени и организиране така, че да осигурят оперативността и точността в текущата работа.

Всички данни, свързани с нормалната стопанска дейност на фирмите, се отразяват в съответни документи. Във всяка фирма се създават и съхраняват много и разнообразни по вид и характер документи.

2. ВИДОВЕ ДОКУМЕНТИ

В зависимост от мястото на съставяне документите биват:

• външни те имат за автор висшестоящи организации. Това са предимно наредби и указания, които имат важно значение за функционирането на дадена организация;

• вътрешни те се създават и използват във фирмата във връзка с оперативното регулиране на дейността й.

В зависимост от възникналите ситуации документите могат да бъдат:

• първични те съдържат първични данни за състоянието на даден обект или дейност

• производни се създават като резултат от обработката на данните, съдържащи се в първичните документи. Към тази група документи се отнасят анализите, отчетните доклади, докладните записки и др.

В зависимост от степента на типизация документите се разделят на: